Informations générales:Auxerre Galactic Days 2018
20 et 21 octobre 2018, au gymnase des Hauts d'Auxerre, bd de Verdun, 89000 AUXERRE.
Le salon est organisé par :
Association Aux'I.D.
asso.auxid@gmail.comrèglement du salon en bas du post à lire merci,pour validation et envoi du dossier.Date:20 et 21 octobre 2018
Lieu:Auxerre
Référent:Bruno MATJASEC
Nombre minimum: 4
Organisation contacté: Oui
Dossier envoyé:Non
Date limite d'envoi15 juillet 2018.
Participant confirmés:Samedi:-Bruno/Sarek (S)(4)
-Garak
-Dragur
-
-Martial
-David
-Sébastien
-Florent
Dimanche:-Bruno/Sarek (S)(4).
-Garak
-Dragur
-Xavier
-Martial
-David
-Sébastien
-Florent
Participants éventuels:Samedi:-Mickaël
-
-
-
Dimanche:-Mickaël
-
Logistique.Pour le stand :
David :
- 2 roll-up, présentoirs.
- eaglemoss : Enterprises, gros Eaglemoss, 1 uniforme Nemesis ingénieur (grilles), Q
- sets visuels stands et grilles
- 2 maquettes Diamond Enterprise B ou Excelsior, et Enterprise A
- 1 phaser NG
- TOS : communicateur et phaseur
- 2 figurines Spock/Kirk la colère de Khan.
- pattafix
- scotch
- badges
Bruno- nappes
- figurines en nombres
- fauteuil Kirk
- plv Nemesis, Riker & Data taille réelle.
Sebastien- buste de Spock
- grande version de l'Enterprise 2009 et de TOS
- Disco : vaisseaux de Discovery
ViSUEL A VOIR PAR GUILLAUME Yves-
voir pour les flyers à imprimerrèglement du salonInscription Auxerre Galactic Days 2018
*Obligatoire
Règlement du salon
- ARTICLE 1 – AUXERRE GALACTIC DAYS est un salon dédié à la science-fiction, se déroulant les 20 et 21 octobre 2018 au gymnase des hauts d’Auxerre, Boulevard de Verdun, 89000 AUXERRE ; organisé par l’association AUX’I.D.
Les organisateurs se réservent le droit d’attribution, d’admission et de refus d’inscription sans avoir à se justifier. Les organisateurs pourront exclure tout exposant qui ne respecterait pas ce règlement, ne présenterait pas de marchandises conformes au thème de l'événement ou qui troublerait le bon ordre de celui-ci sans qu’il puisse être réclamé ni remboursement ni dédommagement.
- ARTICLE 2 - Ne seront admis que les exposants inscrits préalablement par retour du formulaire d’inscription présent et ayant accepté le règlement des AUXERRE GALACTIC DAYS, avant la date limite du 15/07/2018. Les exposants ne pourront en aucun cas sous-louer ou céder tout ou partie de leur emplacement et devront l’occuper avec leur propre marchandise. Sont admis en tant qu’exposants : les professionnels, les associations, les fanzines et les particuliers. Une photocopie
d’extrait K-bis pour les professionnels,
de statuts pour les associations ou d’une pièce d’identité pour les particuliers sera demandée lors de l’inscription (photocopie à joindre avec le bulletin ci-joint complété et le règlement) ainsi q
u’une attestation d’assurance responsabilité civile. Tout bulletin d’inscription incomplet ou non accompagné des photocopies demandées, ne sera pas pris en compte.
- ARTICLE 3 - Pour l'installation, l’ouverture aux exposants se fera entre de 8H00 et 12H00 le samedi 20 octobre 2018. Les exposants devront décharger et installer leur marchandise avant l’ouverture au public. Les exposants s’engagent à rester présents jusqu’à la fin du salon et à ne pas désinstaller avant la fermeture au public le dimanche 18H.
Le salon est ouvert au publique de 14h à 19h le samedi, et de 10h à 18h le dimanche.
-ARTICLE 4 - L’accès des véhicules pour le déchargement doit se faire exclusivement par l’entrée prévue à cet effet qui vous sera indiquée à votre arrivée. Les véhicules doivent impérativement être enlevés à l’issue du déchargement, avant l’installation en salle d’exposition. Un parking dédié exclusivement aux exposants vous sera réservé afin que vous puissiez y stationner vos véhicules pendant toute la durée de l'événement. Les organisateurs déclinent toute responsabilité si des
véhicules venaient à faire l’objet de vol ou dégradation quel que soit l’endroit où ils sont stationnés.
- ARTICLE 5 - Les exposants ne doivent pas dépasser les limites de leur emplacement ou gêner la circulation des visiteurs dans les allées, issues de secours prévus à cet effet. L’ajout de tables supplémentaire ou de supports n’est autorisé que dans les limites des stands. Toute modification du plan de table mis en place par les organisateurs, ainsi que tout ajout de cloisonnages ou de supports volumineux ne peut se faire sans l’accord des organisateurs sur présentation d’un plan détaillé des aménagements souhaités. Les organisateurs se réservent le droit de refuser tout aménagement
pouvant nuire à l’image ou au bon déroulement de l'événement sans avoir à se justifier.
- ARTICLE 6 - Les exposants s’engagent à ne mettre sur leur espace (table ou sol) aucun tissu qui ne serait pas ignifugé (norme M1) et à respecter le règlement de sécurité des expositions, salons et foires. Toutes les tables utilisées devront être équipées d’une nappe.
- ARTICLE 7 - Les exposants et leurs personnels assument la responsabilité pour tous accidents, vols, pertes ou détériorations pouvant survenir à eux-mêmes ou à leurs biens pendant la durée de l'événement (déchargement, livraison, installation, périodes ouvertes et fermées au public et désinstallation), ainsi que tout dommage qu’ils causeraient à un tiers. Les exposants s'engagent à assurer à leurs frais leurs marchandises, matériels et mobiliers, ainsi qu'à souscrire une
responsabilité civile couvrant la durée de l'événement. Les animaux de compagnie sont interdits sur le salon (sauf les chiens guides d’aveugles).
- ARTICLE 8 - Les exposants s’engagent à ne mettre en vente que des articles leur appartenant et dont la nature est directement liée au thème de l'événement. L’affichage des prix n’est pas obligatoire. Les organisateurs se réservent le droit de demander aux exposants de retirer de leur stand les articles n’étant pas conformes au thème de l'événement ou au contenu des textes de loi régissant la vente sur le territoire français.
- ARTICLE 9 - Toute animation, collecte de coordonnées, sonorisation
ou diffusion musicale est interdite sans l’accord préalable des organisateurs. La distribution ou l'affichage sur les stands de toute promotion pour un autre événement ne peut se faire sans l'accord des organisateurs.
- ARTICLE 10 - La date de fin des inscriptions est fixée au 15/07/2018.
A la réservation du stand, l'exposant enverra un chèque de caution de 50€. Celui-ci ne sera encaissé qu'en cas d'absence à la date du salon. A l'arrivée de l'exposant sur le salon lui sera remis une enveloppe dans laquelle il pourra mettre la somme qu'il estimera correcte en rapport avec la réservation du stand. Celle-ci est donc laissée à l'appréciation de l'exposant.Cette enveloppe sera à remettre à l’association Aux'ID le dimanche après 18h à la caisse principale. En échange de celle-ci vous sera remis le chèque de caution de 50€ préalablement fourni.
- ARTICLE 11 - En cas de force majeur entraînant l’annulation du salon, les sommes versées seront rendues sans intérêt et sans que les exposants puissent exercer un recours quelconque contre les organisateurs.
- ARTICLE 12 –
Une participation en dotation à la tombola organisée durant le salon sera demandée à
tous les exposants.