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 Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018

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SAREK
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MessageSujet: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mer 28 Fév - 21:04

Informations générales:

Auxerre Galactic Days 2018
20 et 21 octobre 2018, au gymnase des Hauts d'Auxerre, bd de Verdun, 89000 AUXERRE.
Le salon est organisé par :
Association Aux'I.D.
asso.auxid@gmail.com
règlement du salon en bas du post à lire merci,pour validation et envoi du dossier.

Date:
20 et 21 octobre 2018

Lieu:
Auxerre

Référent:
Bruno MATJASEC

Nombre minimum:
 4

Organisation contacté: Oui
Dossier envoyé:Non
Date limite d'envoi15 juillet 2018.

Participant confirmés:

Samedi:

-Bruno/Sarek (S)(4)
-Garak
-Dragur
-
-Martial
-David
-Sébastien
-Florent
Dimanche:

-Bruno/Sarek (S)(4).
-Garak
-Dragur
-Xavier
-Martial
-David
-Sébastien
-Florent
Participants éventuels:

Samedi:

-Mickaël
-
-
-
Dimanche:

-Mickaël
-

Logistique.
Pour le stand :

David :
- 2 roll-up, présentoirs.
- eaglemoss : Enterprises, gros Eaglemoss, 1 uniforme Nemesis ingénieur (grilles), Q
- sets visuels stands et grilles
- 2 maquettes Diamond Enterprise B ou Excelsior, et Enterprise A
- 1 phaser NG
- TOS : communicateur et phaseur
- 2 figurines Spock/Kirk la colère de Khan.
- pattafix
- scotch
- badges

Bruno
- nappes
- figurines en nombres
- fauteuil Kirk
- plv Nemesis, Riker & Data taille réelle.

Sebastien
- buste de Spock
- grande version de l'Enterprise 2009  et de TOS
- Disco : vaisseaux de Discovery ViSUEL A VOIR PAR GUILLAUME 

Yves
- voir pour les flyers à imprimer


règlement du salon

Inscription Auxerre Galactic Days 2018

*Obligatoire
Règlement du salon
- ARTICLE 1 – AUXERRE GALACTIC DAYS est un salon dédié à la science-fiction, se déroulant les 20 et 21 octobre 2018 au gymnase des hauts d’Auxerre, Boulevard de Verdun, 89000 AUXERRE ; organisé par l’association AUX’I.D.
Les organisateurs se réservent le droit d’attribution, d’admission et de refus d’inscription sans avoir à se justifier. Les organisateurs pourront exclure tout exposant qui ne respecterait pas ce règlement, ne présenterait pas de marchandises conformes au thème de l'événement ou qui troublerait le bon ordre de celui-ci sans qu’il puisse être réclamé ni remboursement ni dédommagement.
- ARTICLE 2 - Ne seront admis que les exposants inscrits préalablement par retour du formulaire d’inscription présent et ayant accepté le règlement des AUXERRE GALACTIC DAYS, avant la date limite du 15/07/2018. Les exposants ne pourront en aucun cas sous-louer ou céder tout ou partie de leur emplacement et devront l’occuper avec leur propre marchandise. Sont admis en tant qu’exposants : les professionnels, les associations, les fanzines et les particuliers. Une photocopie
d’extrait K-bis pour les professionnels, de statuts pour les associations ou d’une pièce d’identité pour les particuliers sera demandée lors de l’inscription (photocopie à joindre avec le bulletin ci-joint complété et le règlement) ainsi qu’une attestation d’assurance responsabilité civile. Tout bulletin d’inscription incomplet ou non accompagné des photocopies demandées, ne sera pas pris en compte.
- ARTICLE 3 - Pour l'installation, l’ouverture aux exposants se fera entre de 8H00 et 12H00 le samedi 20 octobre 2018. Les exposants devront décharger et installer leur marchandise avant l’ouverture au public. Les exposants s’engagent à rester présents jusqu’à la fin du salon et à ne pas désinstaller avant la fermeture au public le dimanche 18H.
Le salon est ouvert au publique de 14h à 19h le samedi, et de 10h à 18h le dimanche.
-ARTICLE 4 - L’accès des véhicules pour le déchargement doit se faire exclusivement par l’entrée prévue à cet effet qui vous sera indiquée à votre arrivée. Les véhicules doivent impérativement être enlevés à l’issue du déchargement, avant l’installation en salle d’exposition. Un parking dédié exclusivement aux exposants vous sera réservé afin que vous puissiez y stationner vos véhicules pendant toute la durée de l'événement. Les organisateurs déclinent toute responsabilité si des
véhicules venaient à faire l’objet de vol ou dégradation quel que soit l’endroit où ils sont stationnés.
- ARTICLE 5 - Les exposants ne doivent pas dépasser les limites de leur emplacement ou gêner la circulation des visiteurs dans les allées, issues de secours prévus à cet effet. L’ajout de tables supplémentaire ou de supports n’est autorisé que dans les limites des stands. Toute modification du plan de table mis en place par les organisateurs, ainsi que tout ajout de cloisonnages ou de supports volumineux ne peut se faire sans l’accord des organisateurs sur présentation d’un plan détaillé des aménagements souhaités. Les organisateurs se réservent le droit de refuser tout aménagement
pouvant nuire à l’image ou au bon déroulement de l'événement sans avoir à se justifier.
- ARTICLE 6 - Les exposants s’engagent à ne mettre sur leur espace (table ou sol) aucun tissu qui ne serait pas ignifugé (norme M1) et à respecter le règlement de sécurité des expositions, salons et foires. Toutes les tables utilisées devront être équipées d’une nappe.
- ARTICLE 7 - Les exposants et leurs personnels assument la responsabilité pour tous accidents, vols, pertes ou détériorations pouvant survenir à eux-mêmes ou à leurs biens pendant la durée de l'événement (déchargement, livraison, installation, périodes ouvertes et fermées au public et désinstallation), ainsi que tout dommage qu’ils causeraient à un tiers. Les exposants s'engagent à assurer à leurs frais leurs marchandises, matériels et mobiliers, ainsi qu'à souscrire une
responsabilité civile couvrant la durée de l'événement. Les animaux de compagnie sont interdits sur le salon (sauf les chiens guides d’aveugles).
- ARTICLE 8 - Les exposants s’engagent à ne mettre en vente que des articles leur appartenant et dont la nature est directement liée au thème de l'événement. L’affichage des prix n’est pas obligatoire. Les organisateurs se réservent le droit de demander aux exposants de retirer de leur stand les articles n’étant pas conformes au thème de l'événement ou au contenu des textes de loi régissant la vente sur le territoire français.
- ARTICLE 9 - Toute animation, collecte de coordonnées, sonorisation ou diffusion musicale est interdite sans l’accord préalable des organisateurs. La distribution ou l'affichage sur les stands de toute promotion pour un autre événement ne peut se faire sans l'accord des organisateurs.
- ARTICLE 10 - La date de fin des inscriptions est fixée au 15/07/2018.
A la réservation du stand, l'exposant enverra un chèque de caution de 50€. Celui-ci ne sera encaissé qu'en cas d'absence à la date du salon.
A l'arrivée de l'exposant sur le salon lui sera remis une enveloppe dans laquelle il pourra mettre la somme qu'il estimera correcte en rapport avec la réservation du stand. Celle-ci est donc laissée à l'appréciation de l'exposant.
Cette enveloppe sera à remettre à l’association Aux'ID le dimanche après 18h à la caisse principale. En échange de celle-ci vous sera remis le chèque de caution de 50€ préalablement fourni.
- ARTICLE 11 - En cas de force majeur entraînant l’annulation du salon, les sommes versées seront rendues sans intérêt et sans que les exposants puissent exercer un recours quelconque contre les organisateurs.
- ARTICLE 12 – Une participation en dotation à la tombola organisée durant le salon sera demandée à
tous les exposants.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Sam 3 Mar - 11:15

present

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 5 Mar - 15:11

Je serais là !
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DrAg0r
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 5 Mar - 16:14

Moi aussi !
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David Martinez
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 5 Mar - 18:02

en participant éventuel sur les deux jours jusqu'à nouvel ordre me concernant.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 5 Mar - 18:51

MOI !!!!
les deux jours

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mar 6 Mar - 9:01

Je confirme ma présence à ce salon pour les 2 jours (c'est chez moi... je n'ai pas d'excuses). J'aurai le plaisir d'aider à la mise en place du stand en apportant différents objets comme pour l'édition 2017. J'espère vous y voir nombreux. A bientôt.
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SAREK
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mar 6 Mar - 20:29

Pensez bien à lire le règlement.

Pour résumer voilà les points importants pour nous.

- ARTICLE 2 -  Une photocopie
d’extrait
K-bis pour les professionnels, de statuts pour les associations ou d’une pièce d’identité pour les particuliers sera demandée lors de l’inscription (photocopie à joindre avec le bulletin ci-joint complété et le règlement) ainsi qu’une attestation d’assurance responsabilité civile.
Il nous faut vraiment une assurance.Les statuts on a.

- ARTICLE 6 - Les exposants s’engagent à ne mettre sur leur espace (table ou sol) aucun tissu qui ne serait pas ignifugé (norme M1) Toutes les tables utilisées devront être équipées d’une nappe.
On a déjà donc c'est bon.

- ARTICLE 9 - Toute  diffusion musicale est interdite sans l’accord préalable des organisateurs.
On posera la question pour nos diffusion sur écran.

- ARTICLE 10 - La date de fin des inscriptions est fixée au 15/07/2018.
A la réservation du stand, l'exposant enverra un chèque de caution de 50€. Celui-ci ne sera encaissé qu'en cas d'absence à la date du salon.
A l'arrivée de l'exposant sur le salon lui sera remis une enveloppe dans laquelle il pourra mettre la somme qu'il estimera correcte en rapport avec la réservation du stand. Celle-ci est donc laissée à l'appréciation de l'exposant.
Cette enveloppe sera à remettre à l’association Aux'ID le dimanche après 18h à la caisse principale. En échange de celle-ci vous sera remis le chèque de caution de 50€ préalablement fourni.
A savoir comment on fait,le montant pour la participation aux salons n'étant toujours pas décidé.

- ARTICLE 12Une participation en dotation à la tombola organisée durant le salon sera demandée à tous les exposants.
Pareil,le montant pour d'éventuels lots de tombolas n'étant toujours pas décidé,ni les types de lots.

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David Martinez
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mer 7 Mar - 17:21

SAREK a écrit:
Pensez bien à lire le règlement.

Pour résumer voilà les points importants pour nous.

- ARTICLE 2 -  Une photocopie
d’extrait
K-bis pour les professionnels, de statuts pour les associations ou d’une pièce d’identité pour les particuliers sera demandée lors de l’inscription (photocopie à joindre avec le bulletin ci-joint complété et le règlement) ainsi qu’une attestation d’assurance responsabilité civile.
Il nous faut vraiment une assurance.Les statuts on a.

- ARTICLE 6 - Les exposants s’engagent à ne mettre sur leur espace (table ou sol) aucun tissu qui ne serait pas ignifugé (norme M1) Toutes les tables utilisées devront être équipées d’une nappe.
On a déjà donc c'est bon.

- ARTICLE 9 - Toute  diffusion musicale est interdite sans l’accord préalable des organisateurs.
On posera la question pour nos diffusion sur écran.

- ARTICLE 10 - La date de fin des inscriptions est fixée au 15/07/2018.
A la réservation du stand, l'exposant enverra un chèque de caution de 50€. Celui-ci ne sera encaissé qu'en cas d'absence à la date du salon.
A l'arrivée de l'exposant sur le salon lui sera remis une enveloppe dans laquelle il pourra mettre la somme qu'il estimera correcte en rapport avec la réservation du stand. Celle-ci est donc laissée à l'appréciation de l'exposant.
Cette enveloppe sera à remettre à l’association Aux'ID le dimanche après 18h à la caisse principale. En échange de celle-ci vous sera remis le chèque de caution de 50€ préalablement fourni.
A savoir comment on fait,le montant pour la participation aux salons n'étant toujours pas décidé.

- ARTICLE 12Une participation en dotation à la tombola organisée durant le salon sera demandée à tous les exposants.
Pareil,le montant pour d'éventuels lots de tombolas n'étant toujours pas décidé,ni les types de lots.

@Sarek : vois directement avec Yves qui a été de mémoire l'organisateur de notre venue à l'édition précédente, et où nous n'avions ni assurance ni chéquier (la participation à des lots concerne généralement seulement et uniquement les stands commerciaux, ça ne nous concerne pas).

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mar 27 Mar - 0:48

Je serais présent également si ont veux bien de moi lol !.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Jeu 17 Mai - 15:36

je serai en éventuel pour les 2 jours (car formation en vue et projet pro aussi)
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Jtkirk
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 18 Juin - 20:12

le gorn toujours présent !!!

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 18 Juin - 21:24

A me retirer des participants.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Jeu 2 Aoû - 13:28

je viens de remarquer que Birmingham tombe le meme week end grrrrr

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Dim 9 Sep - 17:45

un petit recap. sur ma venue ou pas

>repos posé!

en cour de "discutions" avec ma prévoyance pour le paiement de mes arrets de travail ...
>au cas ou ils paient "mini 2000€" (miracle) je vais à Birmingham

sinon je viens a Auxerre (roue de secoure )

dernier kara pour prendre ma décision finale et lancé les résa. a la fin du mois le jour de la paie ...

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Lun 10 Sep - 10:17

Pour ma part je viendrais je pense les 2 jours en bus depuis Dijon.
Question : une bonne âme peut elle venir me récupérer à la gare routière d'Auxerre ?
Merci
LLAP
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Dim 16 Sep - 0:16

Si il y a un désistement au stand, je me propose en remplacement.

Normalement je devrais pouvoir passer avec Yan (qui était présent à la rencontre locale de Dijon)!
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David Martinez
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mer 19 Sep - 23:08

MàJ des apports de collections personnelles dans le premier post.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Sam 29 Sep - 12:29

le gorn sera présent a Auxerre !!!!
il n'y a pas eu de "miracle" de ma prévoyance No No No

il y a t'il un "canal de discutions" ouvert ??
initialement j'arriverai vers 10h30 a la gare d’Auxerre
pour l’hôtel ... soit le 1ere classe ou "cerise a moneteau

pour faciliter le covoiturage...

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Sam 29 Sep - 13:54

Canal ouvert.

Mickaël sera définitivement bien des nôtres.

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Sam 29 Sep - 18:55

voila c'est réservé !!
j'arrive à 10h30 à la gare d’Auxerre (par bus)
>un covoiturage de la gare au salon ?? (l’année dernière ont avez pas fait ça ??)

j'ai réservé au première classe pour l’hôtel ....

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Sam 6 Oct - 18:07

Pour le stand j'apporterai : un buste de Kirk, l'Enterprise 1701-E sons et lumières, lampe 3D Enterprise... A bientôt.
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mer 10 Oct - 15:19

J'amène ma petite navette trouvé à Dublin.
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Mer 10 Oct - 15:50

J'amène phaser, tricorder & tournevis sonique de TNG, le mek'leth en alu d'asso, mes bat'leth & mek'leth en mousse ainsi que mon disrupteur klingon.
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SAREK
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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   Jeu 11 Oct - 22:58

Message réponse des galactic days:

Bonjour,
Nous arrivons à moins d'un mois de l'événement, cette 4ème édition s'annonce exceptionnelle de par la motivation et la présence de chacun d'entre vous.
Nous vous confirmons votre emplacement avec vos diverses demandes.
L'accueil pour l'installation se fera le samedi 20 octobre 2018 de 6h à 11h, précision étant ici faite que le salon doit être entièrement installé pour 12h.
Comme précisé dans le règlement, nous vous rappelons que le salon se termine le dimanche 21 octobre 2018 à 18h, aussi nous vous remercions de bien vouloir commencer à remballer et démonter votre stand uniquement à partir de cet horaire.

Pour le goûter du samedi ou le repas du dimanche midi ou encore toute autre fringale, vous pourrez vous restaurer sur place, à vos frais.
Nous vous précisons que le repas du samedi soir se déroulera à la maison de quartier St Siméon, qui se trouve être à 150m du salon.
Le menu du chef sera jambon à la chablisienne, cuisiné avec amour.
Enfin dans un souci d'équité, nous vous remercions de bien vouloir vous munir de la somme de 50€ à donner à l'agent d'accueil lors de votre arrivée au salon. Cette somme correspond au montant de la caution que nous n'avons pas reçu à ce jour.
Suite à divers souci de boite mail, nous vous remercions de bien vouloir nous accuser réception de ce mail.
A très vite.
Galactiquement vôtre.
Alexis et Amélie
Membres de l'équipe organisatrice du salon Auxerre Galactic Days

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MessageSujet: Re: Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018   

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Auxerre galactic days.20/21 octobre 2018
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